Warum solltest du eine Excel Arbeitsmappe freigeben?
Kennst du das auch? Du arbeitest mit Kollegen an einer Excel-Datei, jeder speichert seine eigene Version, und am Ende hat niemand den Überblick – was war jetzt aktuell, wer hat was geändert, und warum fehlen plötzlich Daten? Genau hier kommt die Freigabe einer Excel Arbeitsmappe ins Spiel. Wenn du eine Arbeitsmappe freigibst, können mehrere Benutzer gleichzeitig an ein und derselben Datei arbeiten – live, parallel und ohne Versionschaos.
Gerade in Zeiten von Microsoft 365 und Excel für das Web ist es so einfach wie noch nie, Excel-Arbeitsmappen mit anderen zu teilen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten. Und das Beste?
Du brauchst keine besonderen IT-Kenntnisse dafür. In dem Moment, wo deine Datei in OneDrive oder SharePoint gespeichert ist, kannst du sie quasi mit einem Klick freigeben. Die Funktion „Arbeitsmappe freigeben“ ist sehr praktisch – ob im Homeoffice, im Projektteam oder beim Verwalten der Vereinsbuchhaltung.
So kannst du ein Excel eine Arbeitsmappe teilen
Du willst mit Kollegen gleichzeitig an einer Excel-Datei arbeiten? Oder einfach jemandem Zugriff auf deine Datei geben, ohne sie ständig hin- und herzuschicken? Dann solltest du wissen, wie man eine Excel-Arbeitsmappe freigibt – und zwar je nach System: unter Windows, in Office 365 und auf dem Mac.
Arbeitsmappe freigeben unter Windows (klassische Excel-Version)
Wenn du eine ältere Excel-Version (z. B. Excel 2016 oder 2019) unter Windows nutzt, kannst du die Freigabe-Funktion wie folgt aktivieren:
- Öffne die Arbeitsmappe, die du teilen willst.
- Gehe oben in der Menüleiste auf „Überprüfen“.
- Klicke auf „Arbeitsmappe freigeben“.
- Setze ein Häkchen bei „Bearbeitung von mehreren Benutzern zulassen“.
- Speichere die Datei als .xlsx oder .xls, falls nötig, und teile sie z. B. über ein Netzlaufwerk.
Achtung: Diese Funktion gilt als veraltet und wird von Microsoft nicht mehr aktiv weiterentwickelt.
Arbeitsmappe freigeben in Office 365 (die moderne Art)
Wenn du Office 365 bzw. Microsoft 365 verwendest, ist das Teilen kinderleicht – und läuft komplett über die Cloud:
- Speichere deine Datei in OneDrive oder SharePoint.
- Klicke oben rechts auf den „Freigeben“-Button.
- Gib die E-Mail-Adressen der Personen ein, mit denen du die Datei teilen willst.
- Wähle aus, ob sie bearbeiten oder nur anzeigen dürfen.
- Klick auf Senden – fertig!
Der große Vorteil: Alle können gleichzeitig an der Datei arbeiten, Änderungen werden live synchronisiert, und du behältst die Kontrolle darüber, wer was darf
Arbeitsmappe freigeben auf dem Mac
Auch unter macOS klappt das Freigeben super – allerdings ein bisschen anders:
- Öffne deine Excel-Datei.
- Klicke auf Datei > Freigeben > Teilen oder direkt auf den „Teilen“-Button oben rechts.
- Wähle „Personen einladen“ oder kopiere einfach einen Freigabelink.
- Stelle sicher, dass die Datei in der Cloud (OneDrive) gespeichert ist.
- Lege fest, ob andere nur lesen oder auch bearbeiten dürfen.
Ein kleiner Hinweis: Die Benutzeroberfläche unter Mac sieht oft etwas anders aus als unter Windows, aber die Funktionen sind (fast) identisch.
Ein praktisches Beispiel aus dem Alltag
Stell dir vor, ihr plant ein Team-Event: Du sollst die Teilnehmer organisieren, Kollegen füllen die Tabelle mit Ideen und Verfügbarkeiten und dein Chef will mitlesen, ohne selbst Änderungen vorzunehmen. Perfekt für die Funktion „Arbeitsmappe freigeben“.
Hier ist eine beispielhafte Tabelle, wie so etwas aussehen könnte:
| Name | Verfügbarkeit | Vorschlag Aktivität | Teilnahme bestätigt | Bemerkung |
|---|---|---|---|---|
| Anna | 03. Juni | Bowling | Ja | – |
| Ben | 03. – 05. Juni | Escape Room | Nein | Urlaub |
| Claudia | 04. Juni | Kochkurs | Ja | – |
| David | Jederzeit | Picknick | Ja | Vegetarisch |
| Eva | 05. Juni | Stadtführung | Unentschieden | – |
| Felix | 03. – 04. Juni | Kanufahrt | Ja | Wetterabhängig |
| Gina | 03. Juni | Weinprobe | Nein | Muss fahren |
| Henrik | 04. – 05. Juni | Paintball | Ja | – |
| Isabel | 05. Juni | Kletterpark | Ja | Höhenangst |
| Jonas | 03. Juni | Minigolf | Ja | – |
| Karla | 04. Juni | Quiz-Night | Unentschieden | – |
| Lena | 03. – 05. Juni | Grillabend | Ja | Vegetarisch |
Mit der Freigabe in OneDrive oder SharePoint kannst du Rollen vergeben: Einige dürfen nur lesen, andere dürfen bearbeiten. Das ist super praktisch, wenn du bestimmte Benutzer auf bestimmte Aufgaben beschränken willst, ohne alles manuell zu kontrollieren.
So holst du noch mehr aus der Freigabe von Arbeitsmappen raus
Teamberichte in Echtzeit erstellen
Wenn alle Teammitglieder Zugriff auf dieselbe Excel-Arbeitsmappe haben, könnt ihr beispielsweise monatliche Berichte gemeinsam schreiben.
Jeder füllt seinen eigenen Bereich aus – Verkaufszahlen, Projektstatus oder Feedback – und alles landet in Echtzeit an einer zentralen Stelle. Kein Dateiversand, kein Copy-Paste-Wahnsinn mehr. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler. Und du hast sofort im Blick, wer was ergänzt hat.
Ferienplanung im Unternehmen koordinieren
Ein Klassiker, oder? Jeder trägt seine Urlaubstage in einem gemeinsamen Plan ein, Vorgesetzte sehen auf einen Blick, ob jemand zur gleichen Zeit fehlt, und vermeiden so Engpässe.
Mit der entsprechenden Einschränkung kannst du sicherstellen, dass nur bestimmte Benutzer die Arbeitsmappe bearbeiten dürfen, andere dürfen nur reinschauen. Besonders mit Microsoft 365 funktioniert das kinderleicht. Ganz ohne ständiges Nachfragen läuft die Abstimmung deutlich reibungsloser.
Gemeinsame Budgetplanung mit Abteilungen
Stell dir vor, jede Abteilung pflegt ihren eigenen Budgetbereich in einer gemeinsamen Datei. Durch clever eingerichtete Freigabeoptionen bleibt jeder bei seinem Bereich, ohne versehentlich fremde Zahlen zu verschieben.
Du kannst sogar einstellen, dass du bei Änderungen automatisch benachrichtigt wirst – super für Kontrolle und Transparenz. Mit ein bisschen Übung kannst du so sogar Dashboards bauen, die sich automatisch aktualisieren, wenn jemand neue Zahlen einträgt.
Vertiefe dein Excel-Wissen mit unserem Kurs
Wenn du jetzt das Gefühl hast: „Okay, das mit dem Freigeben von Arbeitsmappen hab ich gecheckt – und jetzt will ich mehr!“, dann hab ich was für dich. In meinem Excel-Kurs auf Udemy zeige ich dir Schritt für Schritt, wie du solche Funktionen nicht nur anwendest, sondern richtig clever einsetzt.
Du lernst nicht nur, wie du Dateien für mehrere Benutzer teilst, sondern auch wie du mit Formeln, Diagrammen und Pivot-Tabellen richtig durchstartest. Der Kurs richtet sich speziell an Anfänger – also keine Angst, wenn dir Excel bisher wie ein Buch mit sieben Siegeln vorkam.
Also: Wenn du keine Lust mehr auf veraltete Excel-Dateien, doppelte Arbeit und Chaos hast, schnapp dir meinen Kurs und werde in kürzester Zeit zum Excel-Profi!
Was sagen Studien und Umfragen zur Freigabe von Excel-Arbeitsmappen?
- 89% der Unternehmen, die Microsoft 365 nutzen, berichten von besserer Zusammenarbeit im Team durch gleichzeitiges Bearbeiten und saubere Versionskontrolle (Quelle).
- 74% der Nutzer sagen, dass kollaboratives Arbeiten in freigegebenen Excel-Dateien Prozesse beschleunigt und die Fehlerquote bei Berichten senkt (Quelle).
- 82% der Teams, die Excel über OneDrive oder andere Cloud-Dienste gemeinsam nutzen, loben vor allem die einfache Rechtevergabe und die hohe Transparenz (Quelle).