Die Datenüberprüfung in Excel ist eine wichtige Funktion, die dir dabei hilft, sicherzustellen, dass in einer Zelle nur gültige Werte eingegeben werden.
Warum ist das wichtig? Wenn du regelmäßig mit großen Tabellen arbeitest, möchtest du doch sicher vermeiden, dass ungültige Daten deinen Workflow stören, oder?
Genau hier kommt die Datenüberprüfung ins Spiel. Du kennst sie wahrscheinlich als „Dropdown-Liste“ oder „Dropdown-Menü„. Das habe ich hier genau beschrieben, also schau es dir einfach an.
Sie hilft dir, die Qualität deiner Daten zu verbessern und mögliche Fehler zu minimieren – sei es bei Datumsangaben, Nummern oder Text. Perfekt für jeden, der mit Microsoft Excel arbeitet!
Praktisches Beispiel: So richtest du die Datenüberprüfung ein
Schauen wir uns an, wie die Datenüberprüfung im Alltag funktioniert – mit einem konkreten Beispiel. Angenommen, du möchtest sicherstellen, dass in einer Spalte nur Zahlen zwischen 1 und 100 eingegeben werden können.
Beispiel-Tabelle:
| ID | Name | Punktzahl |
|---|---|---|
| 1 | Max Mustermann | 85 |
| 2 | Lisa Muster | 95 |
| 3 | Paul Schmidt | 60 |
| 4 | Anna Becker | 40 |
| 5 | Leon Fischer | 20 |
| 6 | Sophie Klein | 70 |
| 7 | Tom Winter | 10 |
| 8 | Mia Sommer | 100 |
| 9 | Lukas Herbst | 90 |
| 10 | Emma Frühlung | 30 |
Um sicherzustellen, dass die Punktzahl immer zwischen 1 und 100 liegt, gehst du so vor:
- Zelle auswählen: Markiere die Spalte „Punktzahl“.
- Datenüberprüfung aktivieren: Wechsel zur Registerkarte „Daten“ und klicke auf „Datenüberprüfung“.
- Einstellungen vornehmen: Im Dialogfeld wählst du unter „Zulassen“ den Typ „Zahl“ aus. Gib als Mindestwert 1 und als Höchstwert 100 ein.
- Fehlermeldung festlegen: Aktiviere das Kontrollkästchen „Fehlermeldung anzeigen“, und gib eine Nachricht ein, die den Benutzer informiert, wenn ungültige Daten eingegeben werden.
Fertig! Jetzt kannst du sicher sein, dass nur Werte zwischen 1 und 100 in diese Zellen eingegeben werden können. Bei fehlerhaften Eingaben erscheint eine Fehlermeldung.
Um es Schritt für Schritt zu sehen, sieh dir diesen Artikel an.
Fortgeschrittene Anwendungen der Datenüberprüfung
Die Datenüberprüfung kann viel mehr, als nur Zahlen zu beschränken. Hier sind einige kreative Ideen für fortgeschrittene Anwendungen:
Dropdown-Menüs erstellen
Möchtest du deine Benutzer zu bestimmten Auswahlmöglichkeiten führen? Erstelle ein Dropdown-Menü! Markiere eine Spalte, öffne das Dialogfeld der Datenüberprüfung und wähle „Liste“ als Option. Gib die Werte ein, die in der Dropdown-Auswahl angezeigt werden sollen, z. B. „Ja, Nein, Vielleicht“. So hilfst du, konsistente Daten in deiner Tabelle zu erhalten.
Ungültige Daten hervorheben
Manchmal kann es hilfreich sein, bereits vorhandene ungültige Daten in einer Arbeitsmappe zu erkennen. Mit der Funktion „Ungültige Daten anzeigen“ kannst du solche Werte hervorheben und korrigieren. Das ist besonders nützlich bei großen Tabellen, in denen man schnell den Überblick verliert.
Formatierung basierend auf Datenüberprüfung
Kombiniere die Datenüberprüfung mit der bedingten Formatierung, um optische Hinweise zu geben. Beispiel: Wenn ein Wert außerhalb eines gültigen Bereichs liegt, lasse die Zelle rot einfärben. So sticht die ungültige Eingabe sofort ins Auge.
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